13 एक्सेल टिप्स और ट्रिक्स आपको प्रो में बनाने के लिए

13 एक्सेल टिप्स और ट्रिक्स आपको प्रो में बनाने के लिए

13 Excel Tips Tricks Make You Into Pro

13 Excel Tips Tricks Make You Into Pro



Microsoft Excel सैकड़ों टूल और अंतहीन संभावनाओं वाला एक एप्लिकेशन है। यह केवल सॉफ्टवेयर के साथ शुरू करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए काफी डराने वाला हो सकता है। एप्लिकेशन के नीचे दिए गए टिप्स और ट्रिक्स एप्लिकेशन को बेहतर और तेज़ी से उपयोग करके आपका अनुभव बनाने का लक्ष्य रखते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके पास कितना अनुभव है माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल , नई परियोजनाएँ बनाते समय आप अपनी उत्पादकता और दक्षता बढ़ाने में मदद करने के लिए यहाँ हैं।



माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल टिप्स एंड ट्रिक्स

ध्यान दें : नीचे दिए गए टिप्स एक्सेल 2016 या उसके बाद के लिए लिखे गए हैं। Microsoft Excel के पुराने संस्करणों को अलग-अलग चरणों की आवश्यकता हो सकती है, या उनमें अनुपलब्ध सुविधाएँ हो सकती हैं।

आइए देखें कि कैसे आप केवल 13 युक्तियों और ट्रिक्स का उपयोग करके एक पेशेवर एक्सेल उपयोगकर्ता बन सकते हैं।



1. एक बार में कई पंक्तियों और स्तंभों को जोड़ें
एक साथ कई पंक्तियों और स्तंभों को जोड़ें

एक्सेल में एक साथ कई कॉलम कैसे डालें

एक्सेल में स्प्रेडशीट सबसे आम बात है। जब भी स्प्रैडशीट बनाते हैं, आप कभी-कभी एक साथ सैकड़ों बार नई पंक्तियों और स्तंभों को जोड़ रहे होंगे। इस सरल चाल को आसानी से नई प्रविष्टियों को जोड़ने के बजाय, विभाजित सेकंड में करना आसान बनाता है।

एक्सेल में एक साथ कई पंक्तियों या स्तंभों को जोड़ने का तरीका है।



  1. आप सम्मिलित करना चाहते हैं के रूप में पंक्तियों या स्तंभों की एक ही राशि हाइलाइट करें। पंक्तियों और स्तंभों के अंदर डेटा हो सकता है - यह नई कोशिकाओं को प्रभावित नहीं करेगा।
  2. किसी भी चयनित सेल पर राइट-क्लिक करें, फिर क्लिक करें डालने संदर्भ मेनू से।
  3. मूल रूप से हाइलाइट की गई पहली सेल के ऊपर या नीचे नई, रिक्त कोशिकाएँ दिखाई देंगी। इसे चुना जा सकता है।

जैसा कि आप नीचे दिए गए उदाहरण में देख सकते हैं, बल्क में नए सेल बनाना बेहद आसान है और इससे आपका समय भी बचेगा।

2. अपने डेटा पर फ़िल्टर लागू करें
फ़िल्टर लागू करें

एक्सेल स्प्रेडशीट में किस प्रकार के आइटम को फ़िल्टर किया जा रहा है

डेटा के सेट के साथ काम करते समय, इसे सरल बनाने से आपको पैटर्न और अन्य आवश्यक जानकारी देखने में मदद मिल सकती है। विशिष्ट डेटा प्रविष्टियों के लिए सैकड़ों पंक्तियों और स्तंभों के माध्यम से ब्राउज़ करना केवल त्रुटि के लिए जगह छोड़ देता है। यह वह जगह है जहाँ एक्सेल का डेटा फ़िल्टर एक बड़ी मदद है।

जैसा कि नाम से पता चलता है, फ़िल्टर आपके डेटा को क्यूरेट करने में आपकी मदद करते हैं और केवल आपको विशिष्ट मानदंडों के लिए प्रविष्टियाँ दिखाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास ग्राहकों की एक लंबी सूची है, लेकिन आप केवल कैलिफ़ोर्निया के लोगों को प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो एक फ़िल्टर लागू करें। यह प्रत्येक ग्राहक प्रविष्टि को छिपाएगा जो एक अलग स्थान निर्दिष्ट करता है। इट्स दैट ईजी!

आइए देखें कि आप अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में फ़िल्टर कैसे लागू कर सकते हैं।

  1. उस स्प्रैडशीट को खोलें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
  2. पर क्लिक करें डेटा रिबन से टैब, और चुनें फ़िल्टर । यह आपकी संपूर्ण स्प्रैडशीट के लिए फ़िल्टरिंग चालू करेगा, जिसे आप प्रत्येक शीर्ष लेख के लिए जोड़े गए ड्रॉप-डाउन तीर द्वारा देख सकते हैं।
  3. जिस कॉलम को आप फ़िल्टर करना चाहते हैं, उसके लिए ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें। एक नई विंडो दिखाई देनी चाहिए।
  4. चुनें कि आप अपने डेटा को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं। किसी भी हेडिंग से उस टिक को हटा दें जिसे आप प्रदर्शित नहीं करना चाहते और अनुकूलित करें कि एक्सेल आपके शेष डेटा को कैसे छाँटता है।

3. एक क्लिक के साथ डुप्लिकेट प्रविष्टियों को निकालें
डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ निकालें

एक्सेल में डुप्लिकेट सेल निकालें

विशेष रूप से डेटा के बड़े सेट में, आपके पास कुछ अवांछित डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ हो सकती हैं। हालांकि इन प्रविष्टियों को मैन्युअल रूप से ढूंढना संभव है, लेकिन उन्हें पीछे छोड़ने के बिना उन्हें हटाने का एक बहुत तेज़ तरीका है। आइए देखते हैं कैसे।

  1. उस पंक्ति या स्तंभ को हाइलाइट करें जिसे आप डुप्लिकेट से निकालना चाहते हैं।
  2. को खोलो डेटा रिबन से टैब, फिर पर क्लिक करें डुप्लिकेट निकालें के तहत बटन उपकरण । एक नई विंडो दिखाई देगी जहां आप उस डेटा की पुष्टि कर सकते हैं जिसके साथ आप काम करना चाहते हैं।
  3. पर क्लिक करें डुप्लिकेट निकालें बटन। यहाँ है!

4. सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें
सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें

एक्सेल में सशर्त स्वरूपण

जब आप डेटा सेट का विश्लेषण करते हैं तो सशर्त स्वरूपण एक विशाल दृश्य सहायता होती है। यह आपके भीतर मौजूद डेटा और आपके द्वारा निर्धारित मानदंडों के आधार पर सेल का रंग बदलता है। इसका उपयोग गर्मी के नक्शे, रंग कोड की सामान्य जानकारी और बहुत कुछ बनाने के लिए किया जा सकता है। आइए देखें कि आप इस सुविधा को अपने स्प्रेडशीट में कैसे लागू करना शुरू कर सकते हैं।

  1. उन कोशिकाओं के समूह को हाइलाइट करें, जिनके साथ आप काम करना चाहते हैं।
  2. पर होना सुनिश्चित करें घर रिबन से टैब करें, फिर क्लिक करें सशर्त फॉर्मेटिंग
  3. को चुनिए तर्क आप ड्रॉप-डाउन मेनू से उपयोग करना चाहते हैं, या एक्सेल प्रत्येक सेल के साथ कैसे व्यवहार करते हैं, इसे अनुकूलित करने के लिए अपना नियम बनाएं।
  4. एक नई विंडो खुलनी चाहिए जहां आप अपने डेटा को ठीक से सॉर्ट करने के लिए एक्सेल को आवश्यक नियम प्रदान कर सकते हैं। जब हो जाए, पर क्लिक करें ठीक बटन और अपने परिणाम देखें।

5. इंटरनेट से एक तालिका आयात करें
इंटरनेट से एक तालिका आयात करें

Excel में वेब से तालिका डालें (स्रोत: विश्लेषिकी कटौती)

Excel आपको स्वरूपण या जानकी कोशिकाओं के बारे में चिंता किए बिना, इंटरनेट से तालिकाओं को जल्दी से आयात करने की अनुमति देता है। आइए एक नज़र डालते हैं कि आप इस सॉफ़्टवेयर से सीधे कैसे कर सकते हैं।

  1. पर स्विच करें डेटा रिबन से टैब, फिर पर क्लिक करें वेब से बटन।
  2. वेब ब्राउज़र में, वह वेबसाइट URL डालें जिसमें वह तालिका है जिसे आप सम्मिलित करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, हम एक के साथ काम करेंगे एक्सेल नमूना डेटा संदर्भ से तालिका।
  3. को मारो जाओ बटन। साइट लोड होने के बाद, उस तालिका पर स्क्रॉल करें जिसे आप सम्मिलित करना चाहते हैं।
  4. पर क्लिक करें इस तालिका को चुनने के लिए क्लिक करें चेकबॉक्स।
  5. पर क्लिक करें आयात बटन।
  6. पर क्लिक करें ठीक । तालिका को आपके स्प्रेडशीट में कोशिकाओं के रूप में दिखाई देना चाहिए।

6. ऑटोफिल के साथ अपनी कार्य प्रक्रिया को तेज करें
ऑटो भरना

Excel में AutoFill का उपयोग करना

दोहराए गए डेटा की एक श्रृंखला में प्रवेश करना बहुत जल्दी थकाऊ हो जाता है। इससे निपटने के लिए, AutoFill का उपयोग करें। यह एक अत्यंत सरल और आसान सुविधा है जो दोहराए जाने वाले पैटर्न जैसे तिथियों को पहचानती है और स्वचालित रूप से गायब कोशिकाओं में भर जाती है। इसका उपयोग कैसे करें

  1. उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप पैटर्न के रूप में उपयोग करना चाहते हैं।
  2. में होवर करें नीचे का दांया कोना जब तक कि कर्सर एक काले रंग में नहीं बदल जाता है + संकेत। यह ऑटोफिल सुविधा को इंगित करता है।
  3. दबाएं और पकड़े रहें आपका माउस, फिर क्लिक करते समय कर्सर को नीचे खींचें। जैसा कि आप माउस को स्थानांतरित करते हैं, आपको पूर्वानुमानित डेटा दिखाई देना चाहिए।
  4. जब आप प्रविष्टियों से संतुष्ट हों तो माउस को जाने दें।

7. आराम से स्क्रीनशॉट डालें
स्क्रीनशॉट डालें

एक्सेल में एक स्क्रीनशॉट डालें (स्रोत: वेबनॉट्स)

यदि आप अपने द्वारा खोले गए एप्लिकेशन का स्क्रीनशॉट शामिल करना चाहते हैं, लेकिन किसी एक को बचाने की अक्सर जटिल प्रक्रिया से नहीं गुजरना चाहते हैं, तो एक्सेल में आपकी पीठ होती है। इस सरल सुविधा का उपयोग करके, आप किसी भी सक्रिय विंडो को स्क्रीनशॉट कर सकते हैं और तुरंत ली गई छवि को एक्सेल में सम्मिलित कर सकते हैं।

इसका उपयोग करने के लिए, बस पर क्लिक करें डालने टैब और चयन करें स्क्रीनशॉट । अपनी वर्तमान में खुली हुई किसी भी विंडो को चुनें, और आप जाने के लिए अच्छे हैं।

8. अपनी स्प्रेडशीट में चेकबॉक्स जोड़ें
चेकबॉक्स जोड़ें

एक्सेल स्प्रेडशीट में एक इंटरैक्टिव चेकबॉक्स जोड़ें

क्या आप जानते हैं कि आप अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में चेकबॉक्स जोड़ सकते हैं? अब आप करो। यह कैसे करना है सुनिश्चित करें कि आपके डेवलपर टैब रिबन में सक्षम है!

  1. उस सेल को हाइलाइट करें जिसे आप चेकबॉक्स जोड़ना चाहते हैं।
  2. पर स्विच करें डेवलपर रिबन में टैब।
  3. एक जोड़ें चेक बॉक्स या विकल्प बटन अपनी शीट में आपको जो चाहिए, उसके आधार पर।

9. एक्सेल शॉर्टकट का उपयोग करें

एक्सेल को हमेशा वह श्रेय प्राप्त होता है, जिसके लिए वह अपने उपयोगकर्ताओं को कई प्रकार की सुविधाएँ और क्षमताएं प्रदान करता है। एक्सेल में वास्तव में एक विशेषज्ञ बनने के लिए, आपको कीबोर्ड शॉर्टकट के बारे में जानना होगा। यहाँ कुछ शीर्ष हैं, सबसे अधिक इस्तेमाल किया गया एक्सेल शॉर्टकट अभी आपको अपने एक्सेल गेम को समतल करने के लिए पता होना चाहिए:

  • एक कॉलम चुनें : एक कॉलम में सेल पर क्लिक करें, फिर दबाएं Ctrl + अंतरिक्ष चांबियाँ।
  • एक पंक्ति का चयन करें : एक पंक्ति में एक सेल पर क्लिक करें, फिर दबाएं खिसक जाना + अंतरिक्ष चांबियाँ।
  • सेल में एक नई लाइन शुरू करें : दबाएँ सब कुछ + दर्ज जैसा कि आप एक नई लाइन शुरू करने के लिए टाइप करते हैं।
  • वर्तमान समय डालें : दबाएं Ctrl + खिसक जाना + कोलोन () चांबियाँ।
  • वर्तमान तिथि डालें : दबाएँ Ctrl + कोलोन () चांबियाँ।
  • एक कॉलम छिपाएं : दबाएं Ctrl + चांबियाँ।
  • एक पंक्ति छिपाएं : दबाएं Ctrl + चांबियाँ।
  • सूत्र दिखाना या छिपाना : दबाएं Ctrl + टिल्डे (~) चांबियाँ।

10. एक स्प्रैडशीट से ग्रिडलाइन्स निकालें
ग्रिडलाइंस निकालें

यदि आप एक्सेल में पूरी तरह से खाली कैनवास चाहते हैं, तो आप एक क्लिक में किसी भी स्प्रेडशीट से ग्रिड लाइनों को हटा सकते हैं। के पास जाओ राय रिबन में टैब, फिर अचयनित करें ग्रिडलाइन में विकल्प प्रदर्शन अनुभाग।

11. जल्दी से पिवट टेबल डालें
पिवट टेबल डालें

आपके डेटा का विश्लेषण और प्रस्तुत करते समय पिवट टेबल्स बेहद उपयोगी होते हैं। उन सभी कक्षों का चयन करें, जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं, फिर जाकर एक धुरी तालिका बनाएं डालने टैब और क्लिक करें अनुशंसित धुरी सारणी

12. अपने सूत्र में टिप्पणी जोड़ें
सूत्रों में टिप्पणी जोड़ें

टिप्पणियाँ आपके सूत्रों को खोजने या दर्शकों के लिए उन्हें अधिक समझने का एक आसान तरीका है। एक टिप्पणी जोड़ने के लिए, बस जोड़ें + एन ('यहां टिप्पणी करें') आपके सूत्र के बाद। यह सेल में ही प्रदर्शित नहीं होगा, हालाँकि, आप इसे सूत्र पट्टी में देख पाएंगे।

13. अपने समीकरण बनाएं
समीकरण बनाएं

Excel आपके हस्तलिखित समीकरणों को पाठ में परिवर्तित करता है (स्रोत: HowToGeek)

Excel 2016 और बाद में, आप समीकरण बना सकते हैं और Excel उन्हें पाठ में परिवर्तित कर सकते हैं।

  1. के पास जाओ डालने रिबन में टैब।
  2. पर क्लिक करें समीकरण , फिर चयन करें स्याही का समीकरण
  3. पीले बॉक्स के अंदर अपना समीकरण लिखें।

अंतिम विचार

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